Plantilla de política de uso de IA para una pequeña empresa

Las herramientas de IA suelen llegar a una empresa pequeña de persona en persona. Alguien redacta una respuesta a un cliente en ChatGPT, un colega pega una hoja de cálculo en otro asistente para encontrar cifras raras y una tercera persona resume las notas de una reunión con una cuenta personal. Cada uno hace un trabajo útil, y a ninguno le han dicho qué datos pueden entrar. Al preguntarles qué limita su uso de la IA, el 13.4% de las empresas le dijo a Statistics Canada (se abre en una pestaña nueva) que eran las preocupaciones de ciberseguridad o privacidad.

Una política de uso de IA de una página da a todos la misma respuesta. Nombra las herramientas que las personas pueden usar, la información que nunca entra en ellas, quién revisa lo que producen, cómo pedir una herramienta nueva y cuándo la empresa vuelve a mirar la página. La plantilla de arriba tiene esas cinco partes, lista para rellenar.

Herramientas autorizadas: nombra cada herramienta y su plan

La primera parte de la plantilla es una tabla corta con las herramientas de IA que las personas pueden usar en el trabajo. Para cada herramienta, escribe el plan, quién la usa y para qué sirve, ya sea redactar respuestas, investigar, trabajar con cifras o atender a clientes.

Elige planes empresariales cuyo contrato excluya el entrenamiento con tus datos. En una cuenta personal, el trabajo queda fuera de tu empresa, y no puedes verlo ni eliminarlo cuando alguien se va. Pasa ese trabajo a la herramienta autorizada, y mantén cualquier herramienta que no esté en la lista lejos del trabajo de clientes hasta que se añada.

Qué información entra en cada herramienta

Una vez que las personas saben qué herramientas pueden usar, lo siguiente que necesitan saber es qué pueden introducir en ellas. La plantilla ordena la información en tres grupos:

• Se puede usar en cualquier herramienta de IA, incluidas las cuentas personales: la información pública, como tu horario, los precios publicados y los textos de tu sitio web.
• Solo en herramientas autorizadas: los nombres y datos de contacto de clientes, los archivos y correos de proyectos, y las cifras internas.
• Nunca en ninguna herramienta de IA: contraseñas y códigos de acceso, datos bancarios y de tarjetas, documentos de identidad, información de salud y todo lo que un contrato con un cliente diga que es privado.

Añade a cada grupo los datos que maneja tu empresa. La última línea de esta parte dice qué hacer en caso de duda: dejar la información fuera y preguntar a la persona que mantiene la política.

Quién revisa lo que produce la IA

Una herramienta de IA puede escribir una respuesta o sumar una columna en segundos, y también puede equivocarse con un nombre, una fecha o una cifra. Atlassian encontró que el 42% de los empleados confía en las respuestas de IA sin revisarlas cuando tiene poco tiempo (encuesta de 2025 (se abre en una pestaña nueva)).

La plantilla fija una regla: una persona lee todo lo que una herramienta de IA escribió o calculó antes de que se envíe, se pague o se elimine. Después nombra quién revisa cada tipo de trabajo y qué comprueba. Un correo a un cliente puede pasar por el responsable de la cuenta, que comprueba los hechos, los nombres y el tono. Una factura puede pasar por el contable, que comprueba cada cifra con su origen. Cuando un error llega a un cliente, las personas avisan a quien mantiene la política, para que quien revisa pueda cambiar lo que comprueba.

Cómo pedir una herramienta nueva

Cuando alguien encuentra una herramienta que le gustaría usar, envía cuatro cosas a la persona que mantiene la política: el nombre y el plan de la herramienta, la tarea para la que sirve, la información que entraría en ella y lo que cuesta al mes. Una lista fija mantiene cada petición breve y te permite compararlas.

Antes de decir que sí, comprueba las condiciones de entrenamiento del plan, cuánto tiempo conserva tus datos, dónde los guarda y quién puede verlos. Mi nota sobre datos de clientes y herramientas de IA recoge las seis comprobaciones que hago. Una herramienta aprobada pasa a la tabla de la primera parte.

Cuándo revisar la política

Las herramientas cambian sus planes y precios, y tu equipo asume trabajo nuevo, así que la última parte de la plantilla pone una fecha en la página. Revísala cada seis meses y siempre que añadas o dejes una herramienta. La persona que mantiene la política la repasa con cada persona nueva en su primera semana.

La política rellenada para una empresa de administración de propiedades

Para ver cómo queda la política una vez rellenada, imagina la empresa de administración de propiedades de mi informe de ejemplo de la Revisión de adopción de IA: 15 personas que gestionan unas 400 viviendas de alquiler. Dos personas pagan suscripciones personales de IA, y la empresa está a punto de probar un paso de IA que lee las solicitudes de mantenimiento.

El dueño de la empresa comparte la página con el equipo antes de que nadie use ninguna de las dos herramientas con información de inquilinos.

Cómo presentar la política a tu equipo

Con las cinco partes rellenadas, reserva una reunión para repasar la página con todas las personas que usan IA en el trabajo. Guárdala donde la gente ya busca, como la unidad compartida o el manual del personal, y pon la fecha de revisión en el calendario de la persona que la mantiene.

Si quieres que revise la política con las herramientas y el trabajo que tu equipo ya tiene, la Revisión de adopción de IA cubre los datos y las integraciones de hasta tres flujos de trabajo, y su informe incluye reglas sobre datos como las de arriba.